Versie 24 mei 2018
RECREAD vzw gaat zorgvuldig om met al uw persoonlijke gegevens. Wij zetten dit beleid verder. Verwerking van alle persoonsgegevens in onze organisatie gebeurt op een wijze die in overeenstemming is met de wettelijke eisen zoals voorzien in de EU-regelgeving (General Data Protection Regulation) vanaf 25 mei 2018. Deze Europese wetgeving vervangt de Belgische privacywetgeving en geeft u meer inspraak in het gebruik van uw persoonlijke gegevens.
Indien u redenen ziet voor een wijziging in ons beleid en de hieronder algemeen beschreven procedures aangaande de verwerking van persoonsgegevens dan kunt u dit melden via dirk.metsu@recread.be of via info@recread.be met als onderwerp ‘privacybeleid’ of via ons postadres RECREAD vzw, Willebroekkaai 37, 1000 BRUSSEL.
Uw aanspreekpunt inzake ons privacybeleid
Uw aanspreekpunt voor alle zaken die te maken hebben met de verwerking van uw persoonsgegevens is Dirk Metsu, afgevaardigd-bestuurder van RECREAD vzw. U kunt hem bij voorkeur bereiken via dirk.metsu@recread.be of via ons postadres (RECREAD, Anspachlaan 111 bus 4, 1000 BRUSSEL).
U kunt tevens een e-mail sturen naar ons algemeen mailadres info@recread.be met als onderwerp ‘privacybeleid’. In dat geval komt uw e-mail eveneens terecht bij de verantwoordelijke Dirk Metsu ingevolge de interne procedures die vastgelegd werden met het personeel.
RECREAD vzw is ingeschreven in het KBO-register met als ondernemingsnummer BE 0410 344 246.
Wanneer verzamelt en verwerkt RECREAD vzw gegevens?
RECREAD verzamelt en verwerkt gegevens over u of deze van uw contactpersonen wanneer u als klant (lid), als leverancier, als partner, als relatie, als persoon of als instantie op ons beroep doet of wanneer op een andere manier zelf met ons contact opneemt voor vragen en informatie.
Verder worden uw gegevens, als klant (lid) of als leverancier, of als contractuele partner verwerkt bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten. In sommige gevallen verwerken wij uw gegevens met de bedoeling u als lid, partner of relatie onze diensten en activiteiten voor te stellen, bijvoorbeeld via e-mail, via postbrief, via ons vakblad of via onze digitale nieuwsbrief.
Indien u ons vakblad en onze digitale nieuwsbrief ontvangt, is dit enkel omdat u daar contractueel recht op heeft of omdat u daar zelf om verzocht heeft en bovendien onder de geldige voorwaarden valt voor het ontvangen ervan. Elke ontvanger van de nieuwsbrief kan zich hiervoor eenvoudig uitschrijven zoals technisch voorzien werd in onze nieuwsbriefmodule. Om het vakblad niet langer te ontvangen kunt u dit melden via info@recread.be.
Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u of gegevens afkomstig van u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze gerechtvaardigde belangen zoals informatieverstrekking, activiteiten en ledenwerving.
Welke gegevens verzamelt en verwerkt RECREAD vzw?
Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor de uitvoering van de producten of diensten waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam, uw adres, e-mailadres, telefoonnummers en uw professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam, rechtsvorm, maatschappelijke zetel, btw-nummer en alle andere gegevens in dat verband. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van andere partijen.
Indien uw bedrijf klant (lid) is van RECREAD vzw geeft u dat de gelegenheid om voor het uitvoeren van onze contractueel voorziene diensten ook persoonlijke gegevens van uw eigen klanten aan ons toe te vertrouwen. Voor de veilige verwerking van deze persoonsgegevens door onze onderaannemers en partners geldt dat er steeds een verwerkingsovereenkomst met RECREAD vzw bestaat. (Zie verder ‘Worden gegevens meegedeeld aan derden?’)
De verzamelde en verwerkte gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw interesses in of uw plannen voor onze toekomstige producten, diensten en activiteiten. Uw financiële gegevens worden verwerkt in het kader van onze boekhouding. Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van onze communicatie of public relations.
Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u onze papieren formulieren invult als wanneer u dat elektronisch doet. Als u onze websites bezoekt, wordt daarbij gebruik gemaakt van cookies waarover u meer informatie kunt vinden in onze privacyverklaring op de homepagina van deze websites. Op de websites zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook en Twitter. Deze knoppen worden gerealiseerd door een code die wordt aangeleverd door Facebook en Twitter zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie. Leest u a.u.b. de privacyverklaring van Facebook en van Twitter (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken. Dit geldt ook voor andere ’social media’ kanalen.
Voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt RECREAD gegevens?
Deze gegevens verwerken wij voor ons klantenbeheer (ledenbeheer) of het verlenen van diensten of producten en dus het uitvoeren van de overeenkomst die wij met u sluiten, om u te informeren over de diensten die wij aanbieden en het verstrekken van informatie over producten en diensten die worden aangeboden door onze partners. Verder ook voor het verstrekken van informatie, voor het leveranciersbeheer, voor boekhouding en voor communicatie/public relations.
Wat onze websites betreft, stemmen wij de inhoud en het gebruiksgemak hiervan zoveel mogelijk af op u als gebruikers ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en onze diensten op deze website.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door RECREAD vzw?
In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens alleen met uw ‘toestemming’ op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw lidmaatschap, uw partnerschap door overeenkomst, of in verband met aan ons gegeven opdrachten en – in voorkomend geval – de overeenkomst die wij daartoe met u sluiten. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van de gegevens van onze leveranciers.
Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij marketing en communicatie, is ze gebaseerd op onze ‘gerechtvaardigde belangen’ als organisatie, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatieverstrekking en meer bepaald de mogelijkheid om te kunnen communiceren met personen en bedrijven die klant (lid) waren of in de toekomst klant (lid) zouden kunnen worden. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen indien u als betrokkene onze media, publiciteit of informatie niet langer wenst te ontvangen.
Worden uw gegevens meegedeeld aan derden?
Uw gegevens als klant (lid) of leverancier worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer (ledenbeheer) en boekhouding.
Behoudens verzet van uw kant kunnen uw gegevens als klant (lid) ook worden gedeeld met onze onderaannemers en partners waarmee wij een overeenkomst hebben in verband met de voordelen die aan u toegekend worden ingevolge uw lidmaatschap. Ook indien u zelf een onderaannemer/partner van ons bent, kunnen uw gegevens gedeeld worden met andere onderaannemers/partners in het kader van ons gerechtvaardigd belang om op hun vraag informatie te verlenen aan onze onderaannemers en partners.
Het is het algemeen beleid van RECREAD dat specifieke persoonlijke gegevens van klanten (leden), leveranciers, relaties, derden zoals o.a. kennelijke privéadressen, privémailadressen, privételefoonnummers enzovoort, principieel niet gedeeld worden met onze onderaannemers, partners, relaties of enige andere derden noch in het kader van enige informatie-uitwisseling, noch ingevolge de contractuele verplichtingen vanwege RECREAD. Met betrekking hiertoe wordt enkel gebruik gemaakt van de algemene bedrijfsgegevens van onze leden (klanten), leveranciers en relaties zoals instanties.
Indien hiertoe door RECREAD vzw anders besloten wordt, valt dit ofwel onder een wettelijke verplichting ofwel onder de verantwoordelijkheid van RECREAD, Dirk Metsu, afgevaardigd bestuurder, ofwel wordt de bescherming van de meegedeelde persoonsgegevens geregeld via een ondertekende verwerkersovereenkomst waarbij RECREAD optreedt hetzij als verwerkingsverantwoordelijke, hetzij als verwerker.
Indien u klant (lid) bent van RECREAD vzw dan heeft u de mogelijkheid om voor het uitvoeren van onze contractueel bepaalde diensten (ledenvoordeel) tevens persoonlijke gegevens van uw eigen klanten aan ons toe te vertrouwen. In dat geval bent u zelf een verwerkingsverantwoordelijke en treedt RECREAD op als verwerker waarbij u door ons uitgenodigd zal worden om een ‘verwerkingsovereenkomst’ inzake privacyregels met ons te sluiten. In dit geval sluit RECREAD als verwerkingsverantwoordelijke tevens een verwerkingsovereenkomst met elke onderaannemer of partner waarop wij ingevolge dit contractueel ledenvoordeel een beroep op doen.
Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen.
Uw persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties.
Het is ons beleid om uw post of e-mails enkel door te sturen (te forwarden) indien u hierom zelf verzoekt of indien dit gerechtvaardigd kan worden vanuit onze contractuele dienstverlening en ledenvoordelen of indien dit kadert in een verwerkingsovereenkomst. Bij elke twijfel hieromtrent zal uitdrukkelijk om uw toestemming gevraagd worden. In elk geval worden de persoonsgegevens van de klanten van onze klanten (leden) of eventueel de klanten van niet-aangesloten bedrijven die RECREAD zelf contacteren in het kader van een klacht of een kennelijk dispuut nooit doorgegeven aan de tegenpartij, tenzij de klagende partij hiertoe schriftelijk en uitdrukkelijk om verzoekt.
Bewaartermijn en archivering
De gegevens van onze klanten (leden), leveranciers, onderaannemers, partners en relaties worden in principe tot maximaal 10 jaar lang na de beëindiging van de relatie bewaard in functie van onze wettelijke verplichtingen, eventuele juridische verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden of in het kader van onze gerechtvaardigde belangen zoals bijvoorbeeld toekomstige netwerking, historische archivering, historische publicaties en de organisatie van evenementen zoals bijvoorbeeld reünies, jubileumvieringen, huldigingen e.a. E-mailberichten ouder dan één jaar worden in principe niet opgeslagen tenzij in functie van bovenstaande doelstelling.
Indien u ons een vraag stelt als ‘derde’ persoon dan worden uw gegevens enkel bewaard in functie van een reactie en/of het antwoord. Daarna worden uw gegevens verwijderd.
Vragen van klanten (leden), leveranciers, onderaannemers en partners worden in principe – samen met de antwoorden – voor onbepaalde tijd bewaard in functie van ons gerechtvaardigd belang om in de toekomst te kunnen antwoorden op gelijkaardige vragen of om – bij wijze van latere dienstverlening – informatie te geven aan de originele vraagsteller. Bij het verstrekken van de opgestelde antwoorden aan andere klanten (leden), leveranciers, onderaannemers, partners of eventueel aan derden wordt het antwoord geanonimiseerd en wordt aldus de identiteit van de initiële vraagsteller niet prijsgegeven.
Uw rechten
Als wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, kunt u zich hiertegen te allen tijde verzetten. Daartoe volstaat het contact op te nemen met ons via dirk.metsu@recread.be.
Als uw gegevens worden meegedeeld aan andere ondernemingen of aan onze partners kunt u zich ook daartegen verzetten. U kunt de gegevens die wij van u verwerken steeds inkijken, er een kopie van krijgen en, indien nodig, laten verbeteren of wissen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen via dirk.metsu@recread.be, met een bewijs van uw identiteit (kopie ID-kaart recto/verso). Dit bewijs moeten wij u wettelijk gezien expliciet vragen om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.
Indien u het niet eens bent met de manier waarop RECREAD vzw uw gegevens verwerkt, kunt u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.
Beveiliging
Wij nemen de nodige maatregelen om uw persoonsgegevens passend te beveiligen. Dit omvat zowel fysische maatregelen zoals het afsluiten van bergkasten en kantoorruimten, digitale maatregelen zoals de beveiliging van onze informaticasystemen en organisatorische maatregelen zoals bijvoorbeeld de opleiding van onze medewerkers en passende voorzieningen in hun arbeidsovereenkomsten.
Wijzigingen
RECREAD vzw behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen worden gemeld via onze website www.recread.be. Deze tekst is beschikbaar via www.recread.be onder de knop ‘Privacybeleid’.
